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La Matrice di Gestione del Tempo

Entro in aula e scorro i fogli della lavagna.

I giorni prima dev’esserci stato il corso di qualche “Formatorello” della Domenica, sui fogli sono rimaste scritte una serie di stupidaggini che mi trattengo dal commentare.

Poi però vedo questa pagina e non ce la faccio proprio a stare fermo…

Matrice di Gestione del Tempo interpretata MALE da qualche “Formatorello”

…la scritta “MINKIONI” sulla Matrice di Gestione del Tempo l’ho aggiunta io!

L’ho aggiunta perché non è possibile che ci sia gente che si fa pagare per insegnare certe scemenze!

Un piccolo passo indietro…

Sono passati più di 7 anni da quando ho scritto un articolo in cui parlavo della Matrice di Gestione del Tempo (quella che è riprodotta malamente nella foto sopra).

All’epoca in Italia la Matrice di Gestione del Tempo (nota appunto come la “Matrice di Covey” o anche “Matrice di Eisenhower”) non la conosceva praticamente nessuno.

E guarda che non lo dico tanto per dire, in quel periodo lavoravo solo con Manager di multinazionali e, quando introducevo l’argomento, mi guardavano manco fossi un alieno appena sceso da un’astronave.

Scrissi quell’articolo consapevole che stavo regalando un’informazione che avrei potuto tranquillamente continuare a vendere!

Ma lo feci per due buoni motivi (3 in realtà, c’era anche quello di farmi conoscere al grande pubblico):

  1. Il primo è che la Matrice di Gestione del Tempo andrebbe insegnata fin dalle scuole medie per l’impatto che può avere su una persona (se l’avessi conosciuta al Liceo magari mi sarei evitato di buttare tonnellate di ore nel cesso!).
  2. Il fatto che fosse sconosciuta per me rappresentava un problema. Infatti dovevo spendere almeno una mattinata di corso solo per farla digerire, mentre io avrei preferito fin da subito aiutare i miei studenti ad individuare ed eliminare i loro sprechi (in modo da avere poi almeno una giornata da dedicare alla Pianificazione).

L’obiettivo quindi era quello di divulgare almeno le basi minime di Gestione del Tempo e devo dire che quell’articolo ha fatto centro, è stato condiviso migliaia di volte e oggi, non dico che tutti conoscono la Matrice di Covey, ma la maggior parte delle persone l’ha almeno sentita nominare.

Il problema è che quell’articolo non è stato solo condiviso, ma anche copiato e addirittura rivenduto come mini-corso sulla Gestione del Tempo! Ricordo come fosse ieri lo “stupore” che provai alla ricezione di una mail che aveva come oggetto “Scopri i segreti della Matrice di Covey a soli 27€”…e quegli storditi non si erano neanche presi il disturbo di cambiare il power point che IO avevo usato nel mio articolo!!!

Praticamente è come se uno ti fottesse la bici e poi ti suonasse al campanello di casa per rivendertela senza manco essersi disturbato a ridipingerla…

Ad ogni modo, stendiamo un velo pietoso e andiamo avanti.

Il problema vero è nato quando, invece di limitarsi a fare del “copia-incollismo”, alcuni hanno pensato bene di fare dei cambiamenti in modo da potersi difendere dall’accusa di plagio:

“ecco vedi che non ho copiato, questa cosa non c’era mica nel tuo blog”!

E qui casca l’asino, perché quando uno reinterpreta dei concetti che non solo non ha mai applicato, ma che non ha neanche capito, fa solo un gran casino e crea dei fraintendimenti che generano confusione nel lettore e, come recita il 3° Pilastro del Metodo Olmetto:

La confusione genera DISINTELLIGENZA!

Quindi, se l’articolo di 7 anni fa aveva l’obiettivo di far conoscere la Matrice di Covey, quello di oggi ha l’obiettivo di fare CHIAREZZA sulla sua corretta interpretazione.

Seguimi con attenzione perché queste informazioni non le trovi neanche in corsi di Gestione del Tempo da duemila euro, OK?

2 Errori Gravi di Interpretazione della Matrice di Gestione del Tempo!

Nella foto sopra ci sono almeno due errori molto gravi che denotano il fatto che la persona non ha capito niente di quello di cui stava parlando.

Un povero studente che ascolta una lezione del genere viene portato fuori strada e lo strumento diventa non solo inutile, ma addirittura dannoso.

Soprassediamo sul fatto che nella Matrice della foto i parametri sono stati invertiti.

IMPORTANTE infatti andrebbe sull’asse delle Ordinate e URGENTE su quello delle Ascisse!

(Se in geometria eri un pippone, IMPORTANTE va sull’asse verticale, più sei in alto e più un’attività è IMPORTANTE e viceversa,  URGENTE va sull’asse orizzontale, più un’attività è a sinistra e più è URGENTE, più è destra e meno è URGENTE).

Ma questa è solo una questione di convenzioni e te l’ho tirata fuori giusto per evitare che tu faccia casino tra i vari Quadranti quando ti mostrerò la Matrice corretta.

Nella foto sopra ci sono tre errori (di cui due molti gravi), riesci ad individuarli?

Fermati un attimo, guarda la foto e cerca di trovarli.

Ci sei riuscito?

Te li elenco qui sotto e poi, dove spiego la Matrice di Olmetto, ti dimostro perché le seguenti interpretazioni sono sbagliate.

  1. Q2 sarebbe il Quadrante della Pianificazione (questo è l’errore meno grave dei 3)
  2. Q3 sarebbero le attività da Delegare
  3. Q4 invece avrebbe a che fare con le 3R (Relax, Routine, Rimandare)

Io non so chi abbia messo in giro queste scemenze.

Sono anche andato a riguardarmi i testi di Covey per vedere se all’epoca mi fossi perso qualcosa e no, il buon Covey è innocente.

Per aiutarti a capire perché questi errori sono gravi, prima c’è bisogno che ti parli dei fondamentali della Matrice di Gestione del Tempo (anche se li conosci già un ripassino non fa mai male).

Are you ready?

Let’s go!

I parametri da tenere in considerazione quando si parla di Gestione del Tempo sono due, l’IMPORTANZA e l’URGENZA di un’attività!

Nonostante abbiano significati sostanzialmente diversi, capita spesso che le persone tendano a confonderli, quindi vediamo cosa si intende nel caso specifico.

IMPORTANTE è un concetto che si riferisce a quelli che sono i tuoi valori, i tuoi principi, gli obiettivi che ti sei prefissato e i risultati che vuoi raggiungere!

“Importante” quindi è una variabile SOGGETTIVA e del tutto personale, quel che è importante per te potrebbe non esserlo per me (e viceversa)!

Magari per te è importante guadagnare tanti soldini, mentre per me è più importante avere tanto tempo a disposizione da passare con i miei cari o a fare i cacchiacci miei.

Non c’è un giusto o sbagliato, dipende dal significato che vuoi dare alla tua vita.

Tieni anche in considerazione che il parametro dell’IMPORTANZA potrebbe variare nel tempo, quello che per te oggi è importante, non è detto che lo sarà anche domani!

Diciamo che hai una famiglia numerosa da mantenere, probabilmente per te sarà importante guadagnare i soldi che servono per garantire loro una vita dignitosa, quindi magari lavori come un matto e sei disposto anche a sacrificare del tempo che vorresti passare con loro.

Poi un giorno vinci al super-enalotto e diventi milionario, probabilmente la tua scala di priorità cambierà e non sarai più disponibile a sacrificare il tempo da passare con i tuoi cari solo per guadagnare dei soldi, magari smetterai addirittura di lavorare per goderti la tua famiglia (poi 9 volte su 10 queste persone finiscono sul lastrico, ma questo è un altro discorso).

Mi segui?

Ognuno ha le sue priorità e cosa è importante varia col passare del tempo, se hai la fortuna di avere un figlio basta che pensi a come è cambiata la tua vita quando sei diventato genitore.

L’URGENZA invece è OGGETTIVA, in quanto dipende esclusivamente dalla variabile tempo!

Se il telefono squilla o rispondi subito oppure non rispondi.

Se hai un appuntamento giovedì alle 14, giovedì alle 14 devi essere lì (poi in Italia il concetto di puntualità è molto elastico, ma anche questo è un altro discorso).

Un’attività URGENTE è un’attività che richiede attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza…è “ora”, “adesso”!

Non c’è un elemento di soggettività, è molto semplice da individuare, visto che c’è una scadenza ben precisa.

La fregatura è che diventa molto facile reagire all’urgenza, quindi il rischio di fare cose urgenti anche se non sono importanti è altissimo.

Hai presente quando chiami una persona al telefono e lui ti risponde:

“scusa non posso parlare adesso, ci sentiamo più tardi” (tiratina d’orecchie se lo fai anche tu :-))

Ma figlio mio, se non puoi parlare…che caxxo rispondi a fare per dire che non puoi parlare!

Non rispondere e richiama direttamente dopo, no?

Solo che appunto, come dicevo prima, è molto facile reagire alle urgenze.

E’ tutto un altro paio di maniche invece riuscire ad occuparsi di qualcosa di IMPORTANTE quando ancora NON è urgente.

Hai notato per esempio che a volte ti trascini un’attività fino all’ultimo perché non hai alcuna voglia di farla e poi, quando sei sotto scadenza, diventi una specie di Superman della produttività?

Si tratta del celeberrimo: “ho bisogno di essere sotto scadenza per rendere al meglio”!

Non è che sei strano tu, anzi è piuttosto normale che vada così, l’Urgenza infatti ha un richiamo molto forte e la fregatura è che spesso prende il sopravvento su tutto il resto. In questi casi quello che succede è che un’attività nella tua testa diventa importante solo perché è urgente, e quindi invece di essere nel quadrante del Pompiere, in realtà ti trovi in quello del Babbazzo.

Ma procediamo con ordine, altrimenti non ci capisci niente

La Matrice di OLMETTO

La mappa che vedi sopra altro non è che la mia personale rappresentazione della Matrice di Covey usando però come riferimento i comportamenti della persona (voglio vedere se mi copiano anche questa!). 

In altro a sinistra trovi il primo quadrante (Q1 – Pompiere), in alto a destra il secondo (Q2 – Coltivatore), in basso a sinistra il terzo (Q3 – Babbazzo) e in basso a destra il quarto (Q4 – Sbalones o Fattone).

Quindi, riepilogando:

  • I Quadrante (Q1) = Attività Importanti & Urgenti
  • II Quadrante (Q2) = Attività Importanti & NON Urgenti (Pianificazione)
  • III Quadrante (Q3) = Attività NON Importanti & Urgenti (Delega)
  • IV Quadrante (Q4) = Attività NON Importanti & NON Urgenti (3R – Relax, Routine, Rimandare)

Ho cancellato le definizioni che i Formatorelli danno in relazione all’analisi di questi quadranti, così da evidenziare ed aiutarti a fissare nel cervello gli errori che non voglio assolutamente che tu faccia, ok?

Segui il ragionamento e spero che questa Matrice ti aiuti a capire cosa succede quando non sei produttivo come vorresti.

I Quadrante –Crisi o Problemi (POMPIERE)

Matrice di Olmetto

Q1 – Quando sei qui stai SPEGNENDO incendi su incendi!

Questo è l’unico quadrante riportato correttamente, lo stesso Covey lo chiama CRISI (o Problemi).

Infatti in questo quadrante rientrano tutte quelle attività importanti che richiedono la tua immediata attenzione, se non le svolgi vai incontro a conseguenze molto gravi!!!

Per questo si parla di situazioni di crisi o di problemi, in quanto lavorare in questo quadrante presenta molteplici rischi:

  • Fare le cose “di fretta” aumenta la probabilità di commettere degli errori.
  • C’è una possibilità molto grande che tu non riesca a rilevare gli errori commessi, creando quindi dei problemi per il futuro.
  • Magari ti accorgi degli errori, ma non hai sufficiente tempo materiale per rimediare.
  • Un imprevisto qualsiasi può aggravare a tal punto la situazione da renderla non più recuperabile.
  • Last but not least, uno stress troppo alto e troppo prolungato porta inevitabilmente ad un calo di produttività, innescando un circolo vizioso negativo (questo è un argomento complesso che affronterò in un altro articolo).

Ora sia chiaro che passerai sempre del tempo in questo quadrante.

Anche se tu fossi perfetto ci sarà sempre qualche “urgenza importante”, senza contare che ci sono tutta una serie di attività quotidiane a cui devi per forza di cose dedicare del tempo (dormire, lavarsi, vestirsi etc.) e che tutti gli appuntamenti importanti ricadono per definizione in questo quadrante!

Il punto è che, tra passare in questo quadrante il 10% del tuo tempo e passarci più del 60% la qualità della tua vita cambia drasticamente.

L’obiettivo quindi è quello di ridurre al minimo le attività che rientrano in questo quadrante, in modo da non perdere il controllo della situazione e di trovarsi a lavorare costantemente in emergenza, con conseguenti situazioni di forte stress.

Io ho rinominato questo quadrante come quello del Pompiere, perché quando ti trovi qui DEVI AGIRE IN FRETTA E SENZA FARE ERRORI, altrimenti sono uccelli per diabetici.

Ora come dicevo prima, è fisiologico che ci siano dei momenti in cui ti trovi qui ma, se la tua vita è un continuo passare da un’emergenza ad un’altra, allora hai un problema enorme, perché passare molto tempo in questo quadrante ti renderà sempre più stanco e nervoso e rischierai di non capire che a volte, invece che il pompiere, stai facendo il “BABBAZZO” (vedi Q3 più avanti).

Inoltre, quando lo stress prende il sopravvento, è facile degenerare in comportamenti da “SBALONES” (Vedi Q4), con eccessi di vario tipo (sigarette, cibo, alcool, websurfing, giochi…insomma, cazzeggio “distruttivo” di vario tipo).

Suggerimento per il Pompiere:

Se ti trovi in questa situazione da troppo tempo, ti consiglio di prenderti un po’ di tempo per capire cosa è veramente importante e cosa no…a fare il pompiere da mattina a sera, prima o poi arriva l’incendio che ti incenerisce!

II Quadrante – Opportunita’ o Qualita’ (COLTIVATORE)

Q2 – Quando sei qui stai SEMINANDO per il FUTURO

Questo quadrante è stato identificato dal “Formatorello” come PIANIFICAZIONE.

Non è del tutto sbagliato ma la definizione è imprecisa, nel senso che la pianificazione rientra in questo quadrante, ma è soltanto uno dei molti comportamenti e definire così questo quadrante è inesatto.

Qui infatti rientrano tutte quelle attività di cui abbiamo un gran bisogno ma che potremmo non svolgere perché non pressati dall’urgenza.

Per esempio, se oggi non faccio attività fisica non succede niente di particolarmente grave.

Se ho un’azienda e non faccio attività di marketing per un giorno mica fallisco.

Stessa cosa se non mi dedico alla mia formazione, mica divento obsoleto in un giorno.

O se per un giorno non parlo con mio figlio di certo il rapporto non si rovina…

MA, se continuo a trascurare queste attività, prima o poi il mio fisico ne risente, l’azienda va in crisi, io non sono più competitivo sul mercato e rischio di non avere alcun dialogo con mio figlio.

Mi segui?

Non c’è alcuna urgenza, ma se continui a trascurare queste attività prima o poi hai un prezzo molto alto da pagare.

Queste sono tutte quelle attività che hanno un carattere strategico e di medio/lungo termine, possono essere per esempio la pianificazione, la formazione, curare le relazioni con altre persone, dedicare del tempo alla prevenzione di potenziali problemi, etc. etc…

Lavorare in questo quadrante è la chiave per imparare a gestire te stesso in maniera efficace, significa aumentare le tue opportunità e prevenire/risolvere i problemi.

Prima, quando ti ho parlato di URGENZA, ti ho chiesto se hai mai notato quanto sia difficile mettersi a fare una cosa quando la scadenza è molto lontana.

La ragione è che, nel secondo quadrante, non c’è nessun tipo di stress, nessuna adrenalina che ti dà la carica e che ti motiva all’azione.

Per questo motivo, fare le cose importanti quando ancora non sono urgenti, richiede molta chiarezza di intenti e un atteggiamento proattivo.

È per questo motivo che ho chiamato questo quadrante quello del COLTIVATORE.

Perché quando ti trovi qui, stai piantando dei semi che prima o poi daranno dei buoni frutti.

E la difficoltà sta anche nel fatto che i risultati li vedrai forse, ma non subito!

Voglio dire, se oggi fai attività fisica, non è che stai subito meglio, ma se continui e perseveri, prima o poi vedi i risultati.

Il Coltivatore per me è una persona che ha capito che ha interiorizzato il principio che “prevenire è meglio che curare” e si regola di conseguenza.

E sono pochissimi i coltivatori, perché come dicevo prima:

  1. in questo quadrante non c’è nessuno stress a motivarti, nessuna adrenalina che ti dà una spinta.
  2. I frutti della semina non li vedi subito, ma dopo il passare di un po’ di tempo.

Suggerimento per fare il Coltivatore:

Per ricoprire il più possibile questo ruolo hai bisogno di aver le idee molto chiare e di essere molto focalizzato sui tuoi obiettivi, solo in questo modo riuscirai a svolgere le attività importanti anche se non sono urgenti, quindi lavora sulla tua VISIONE e impara a distinguere cosa è IMPORTANTE per te da cosa non lo è.

III Quadrante –Inganno (BABBAZZO)

Per spiegare il Quadrante del Babbazzo, niente rende meglio di Fantozzi che manda avanti l’ufficio da solo mentre i colleghi si imboscano.

Secondo il Formatorello di cui ti ho parlato sopra, le attività di questo quadrante andrebbero delegate…bullshit direbbero in Ammmeriga, queste attività non vanno delegate, non vanno proprio svolte.

Ho chiamato il III Quadrante quello dell’Inganno e del Babbazzo perché quando ti trovi qui, ci sei perché pensi di trovarti in Q1.

Stai facendo un’attività che non è importante per te, ma che è importante per qualcun altro che te la scarica sulla schiena al grido di: “è urgente, è urgente”.

Quando sei in modalità BABBAZZO, ti hanno messo in mezzo, sei stato fregato (Babbazzo era un termine che si usava dalle mie parti e indicava uno bravo e “ciula”, che si fa fregare da tutti).

Molto spesso chi è in questo quadrante non si rende minimamente conto di essere nel III Quadrante, ingannato dalla pressione esercitata da qualcun altro, è convinto di essere un Pompiere!

Nel tempo ho rilevato che questo problema lo hanno soprattutto le donne che soffrono della Sindrome della Crocerossina.

Sono disponibili, faticano a rifiutare un favore e, senza neanche che se ne accorgano, si sobbarcano il lavoro di altre due o tre persone (di solito degli SBALONES che non la vedono più bella di così di scaricare tutto il lavoro sulla schiena di qualcun altro).

Ora ripeto, le attività di questo quadrante non vanno delegate, vanno ELIMINATE…capisci che se pensi che devi delegare queste attività stai andando completamente fuori strada?

Suggerimento per fare il Babbazzo:

Se passi molto tempo in questo quadrante ti suggerisco di IMPARARE A DIRE DI NO, in alternativa puoi anche iniziare ad informarti su come si cura l’esaurimento nervoso.

IV Quadrante– Spreco (SBALONES)

Lo Sbalones era il termine con cui da giovani indicavamo i “fattoni“, cioè quelle persone che si devastavano di ogni tipo di sostanza “ricreativa” e distruttiva.

Ovviamente nel mondo “aziendale” uno sbalones è uno che continua a fare attività che magari sono divertenti, ma che non servono in alcun modo ad ottenere dei risultati, nè a lui e neanche al Team.

Anche in questo caso, la teoria delle “3R” esposta dal Formatorello di Relax, Routine e Rimandare non sta in piedi, qui ci sono tutte le attività che andrebbero completamente ignorate.

Le attività di Routine sono importanti, magari non sono critiche come quelle strategiche, ma vanno comunque fatte e quindi ricadono nei quadranti 1 e 2.

Il relax se è rigenerante (es. attività fisica, meditazione, yoga, ginnastica da letto 🙂 etc.) ricade nei primi due quadranti, se invece si intende per relax cazzeggiare sui social o giocare al solitario, lascia che ti dica una cosa, quello non è vero relax e quindi prima smetti e meglio è!

In questo quadrante ci sono tutte quelle attività piacevoli nel brevissimo periodo ma che aggravano ulteriormente il problema in quanto non ci avvicinano minimamente alla sua soluzione.

Spesso diventano la via di fuga di chi è sommerso da problemi che non vuole affrontare, sei molto stressato? Procrastini e ti metti a cazzeggiare.

Quando sei in modalità SBALONES infatti stai cazzeggiando nel senso peggiore del tempo, stai svolgendo un’attività che non è né importante né urgente ma che è PIACEVOLE e ti fa evadere momentaneamente da un forte stress.

Il problema è che questo tipo di attività non solo non ti aiuta ad evadere realmente dal problema, ma lo accentua ulteriormente.

In questo quadrante infatti rientrano anche tutte quelle attività che proprio bene bene allo stato psicofisico non fanno: fumare, bere, giocare al giochino stupido su Facebook, fare websurfing, etc. etc.

Suggerimento per fare lo Sbalones:

Cerca delle attività da Q2 che ti ricarichino sul serio. Inizia a prenderti VERAMENTE cura del tuo benessere psico-fisico, prestando attenzione a quali sono le cose che ti mettono energia nel serbatoio e quali sono invece le abitudini deleterie che ti conviene abbandonare.


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Giampaolo Ragnacci
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Giampaolo Ragnacci

Molto carino l’ articolo

ALESSANDRO
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ALESSANDRO

in sintesi se non fai il pompiere fai il coltivatore (a regime intendo). Eugenio ma non sarebbe più preciso di re che se l’importanza e soggettiva l’urgenza è poi relativa in funzione di ciò che ciascuno ritiene più o meno importante per se stesso?
Alla prossima

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